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Como reduzir custos sem perder eficiência

Diante de tempos difíceis como o que estamos atravessando, a primeira coisa que o gestor pensa é: Reduzir custos.

Mas na busca desenfreada pela redução de custos, alguns gestores podem prejudicar mais a empresa, do que ajudá-la.

E por que isso acontece? E como o fazer, de maneira correta?

Os motivos e a solução, você vai ler nesse post.

“Custo é igual a unha, é preciso cortar sempre”

Autor desconhecido

Partindo do pressuposto da frase acima, reduzir custos é uma parte importante para uma boa saúde financeiro de um negócio, não é mesmo?



Mas quando isso pode ser ruim?

Cortar um diferencial competitivo

É muito importante ter uma boa análise do seu negócio e do ambiente externo. O que te faz diferente da sua concorrência? E o que você precisa para continuar mantendo isso na sua operação?

Por exemplo, se o seu diferencial é um suporte 24 horas, e você vai dispensar o efetivo responsável pelos turnos da noite, não vai haver mais nada que separe você da sua concorrência.

Dessa forma você pode perder espaço no mercado e tomar alguns prejuízos.

Se você o seu diferencial está bem claro para você, veja como consegue reduzir custos, sem que o afete.

Ainda seguindo o exemplo acima, talvez mensurar o número de atendimento por hora e redimensionar a equipe de forma mais efetiva, seja uma saída.

Somente desligar um colaborador

Desligar ou demitir um colaborador, com certeza elimina um custo fixo mensal. Mas as vezes essa pode não ser a melhor saída.

É preciso lembrar, que nesse caso terá que arcar com os custos da rescisão no curto prazo. Portanto é preciso ter esse dinheiro disponível e aliado em um planejamento financeiro, caso essa seja sua escolha.

Mas o erro nessa decisão, está em muitas vezes no critério utilizado para demitir, muitas vezes os gestores levam em conta somente os indicadores final de desempenho, que por mais que tenham sua eficácia comprovada, deixam lacunas.

O colaborador, pode ser uma peça primordial no clima organizacional da empresa e ao retirá-lo, a mesma pode vir a ter algum problema.

E as vezes o desempenho é confundido, vou explicar de maneira mais clara na analogia que segue

Vamos imaginar dois pesquisadores, certo?

O primeiro concluiu 6 pesquisas pequenas em um ano, todas relacionadas a doenças que tem cura e que não a probabilidade de óbito do paciente. Foi um grande avanço!

O segundo levou 2 anos para concluir uma única pesquisa, mas descobriu um tratamento eficiente contra o câncer, uma das doenças mais perigosas do mundo.

Olhando somente os indicadores, nós diríamos que o primeiro é mais eficiente, certo?

Mas com certeza o segundo causou mais impacto para a comunidade internacional.

O mesmo pode acontecer na sua empresa. Por isso é preciso avaliar bem.

Previsão de demanda errônea

Em negócios com uma alta sazonalidade, em que as vendas são irregulares ao passar dos meses, uma previsão errada pode acarretar em mais problemas para a empresa na hora de desligar um colaborador.

Se em algum meses a situação está mais complicada e você abre mão de parte das pessoas responsável por operacionalizar seu negócio, se a demanda aumentar repentinamente, você não conseguirá abarcá-la por completo.

Já que mesmo que contrate novos colaboradores, ainda há o tempo que o processo seletivo normalmente ocorre e o treinamento do novo colaborador.

Mas afinal, como reduzir custos sem perder eficiência?

Comece elencando todas as despesas e custos que seu negócio tem normalmente, feito isso, coloque todas em um mesmo espaço de tempo, como por exemplo custo por mês.

Com isso em mão, coloque em uma planilha e atribua notas para cada custo/despesa relacionado a importância do seu negócio.

A ideia é colocar em ordem de prioridade. Ai vai poder começar o seu Downsizing.

Comece cortando coisas pequenas, talvez reduzindo o marca do café ou a quantidade, mudar o tipo de ar condicionado para um mais econômico, lampas de LED, são bons exemplos de pequenas coisas que fazem diferença no longo prazo.

Isso pode ser feito de forma progressiva, caso não tenha ideia do quanto pode cortar de determinada recurso/serviço.

Renegociar valores com fornecedores, se tiver uma boa relação com seus fornecedores, isso é possível. Já que ele também depende do sucesso da sua empresa para o sucesso dele.

Usar tecnologia e/ou automatizar processos que se repetem excessivamente dentro do seu negócio, pode atribuir uma grande eficiência e redução de custo.

No que diz respeito a pessoas, entender as habilidades técnicas dela bem como as comportamentais, vai fazer toda a diferença, utilizar cada pessoa no seu ápice vai ser essencial para a eficiência que você procura.

Para isso vai precisar compreender a dinâmica social da empresa, e ter todos os perfis em mãos, pode utilizar softwares como o Animus Plus para te ajudar nesse quesito.

Utilizando a força de trabalho dos colaboradores do seu time da melhor forma, com cada pessoas no lugar certo ,com as competências certas e com os recursos que precisam, vai conseguir reduzir seus custos sem perder eficiência.

PARA SABER MAIS

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Gestão Produtividade

3 ferramentas que vão te ajudar na volta ao trabalho

Estar de volta ao trabalho em uma rotina normal depois de um recesso pode trazer algumas dificuldades. É mais comum que essa volta se deva a um recesso de férias ou tipo licença, mas após o período de quarentena que passamos, a volta pode ser ainda mais desafiadora.

Como o Home Office foi adotado por muitas empresas, voltar à rotina nas salas de trabalho pode causar uma sensação de falta de liberdade para cumprir suas atividades aos colaboradores. Já que agora terão que voltar aos horários antes estabelecidos pela organização.

Dessa mesma forma, lidar com a motivação desses colaboradores pode ser um grande desafio, considerando o período de dificuldades enfrentado.

Volta ao trabalho

Alguns podem ter passado por crises de ansiedade, momentos de depressão, e as incertezas do mercado como um todo pode afetar a motivação e engajamento dos colaboradores.

 Diante desse cenário, elencamos três ferramentas que vão te ajudar na volta aos trabalhos. Confira!

Trello

Já falamos sobre essa ferramenta aqui no blog e como ela pode ser útil para organizar as atividades da equipe.

O trello é um aplicativo de gerenciamento de tarefas onde é possível criar quadros e cartões para as atividades que devem ser realizadas.

Geralmente ao voltar ao trabalho há uma maior quantidade de tarefas que foram acumuladas e precisam ser gerenciadas.

Assim, essa ferramenta pode ser bastante eficiente para separar essas atividades entre aquelas que precisam ser feitas, estão sendo feitas e as que foram finalizadas.

Para que se tenha um melhor gerenciamento dessas atividades, é possível estabelecer prazos.

Assim, é possível acompanhar as entregas mais de perto, além de definir os responsáveis, para que se saiba exatamente a quem deve ser cobrado o resultado final.

Pomodoro

A técnica pomodoro foi desenvolvida no final dos anos 80 e através do melhor gerenciamento do seu tempo, promete aumentar sua produtividade.

Em resumo, consiste em dividir o trabalho que você tem a fazer em períodos de 25 minutos com pequenas pausas.

Isso porque se baseia na idéia de que, se dividirmos o trabalho em períodos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e melhorar o foco.

 Assim, você deve fazer uma lista com as atividades que tem a fazer e marcar os primeiros 25 minutos. Ao final do tempo, marque as atividades que foram finalizadas e dê uma pausa de 5 minutos.

Marcar o que foi feito dá uma sensação de que o trabalho está progredindo. Ao final de 4 ciclos, dê uma pausa maior, de 15 minutos, por exemplo.

Nas pausas entre os ciclos faça outras atividades que não estejam relacionadas as tarefas que você está fazendo. Esse é um tempo para descansar a mente.

A técnica sugere o tempo de 25 minutos, mas você pode adaptar e fazer de acordo com sua realidade.

Além disso, você pode ir aumentando gradativamente os ciclos de concentração para 30, 40, 50 minutos, quando perceber que está conseguindo se concentrar por um maior tempo.

Essa é uma ótima ferramenta para ir voltando ao ritmo normal de trabalho depois de algum período de recesso.

AnimusPlus

O AnimusPlus é uma ferramenta de diagnóstico comportamental que permite entender a personalidade de cada colaborador dentro da sua empresa.

A partir disso, é possível entender quais estímulos serão mais eficazes para aumentar o engajamento do time e sua produtividade, por exemplo.

Entender a personalidade dos seus colaboradores vai permitir que os grupos de trabalhos sejam montados com mais precisão, alocando aquelas pessoas que terão um melhor desempenho juntas.

Essa ferramenta pode trazer resultados sobre sua empresa em qualquer momento, mas nesse momento de volta ao trabalho, pode ser essencial para garantir uma volta com melhor desempenho.

PARA SABER MAIS

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Gestão

Saiba como reduzir custos na sua empresa

As empresas estão sempre buscando maneiras de reduzir custos. Seja em seu momento inicial de abertura ou para garantir um crescimento mais sustentável.

Essa redução de custos pode garantir que os recursos sejam utilizados mais estrategicamente e possibilite uma maior competitividade no mercado.

O coronavírus junto ao período da quarentena tem causado diversos impactos nas organizações.

Seja na forma de trabalho com os colaboradores, posicionamento com clientes e, sobretudo, sobre as incertezas do mercado pós crise.

Reduzir custos

Quando falamos em reduzir custos, o ponto de partida é entender como os recursos estão sendo gastos dentro da empresa.

Assim, a partir da análise do controle financeiro, pode-se tomar as melhores decisões baseadas nos dados.

Separamos algumas dicas de como reduzir os custos dentro da empresa nesse momento de pandemia.

Negocie com seus fornecedores

Um dos principais gastos envolvidos no funcionamento de uma empresa é com os fornecedores, seja na compra de materiais, insumos ou produtos. Por isso, manter um bom relacionamento e negociação com os mesmos é imprescindível.

Esse é um período desconhecido e de incertezas, o que faz com que todos estejam no mesmo barco. Diante disso, é possível que os fornecedores estejam mais dispostos a colaborar, facilitando a negociação.

Vale lembrar que a negociação deve ser um acordo que seja bom para as duas partes, levando em consideração a situação atual que estamos passando.

Por ser um momento novo, não tenha medo de entrar em contato com o fornecedor e expor sua situação. Por mais que você não tenha conseguido uma boa negociação em outros momentos, essa é uma situação diferente que deve ser analisada com outros olhos.

O primeiro passo para tentar a negociação com seu fornecedor é entender como está a situação financeira da sua empresa.

Nesse momento é importante analisar seu fluxo de caixa, ou seja, os recebimentos e pagamentos que você tem a fazer.

A partir dessa análise é possível identificar quando, no curto prazo, o caixa não vai ser suficiente para pagar as obrigações. E, assim, a negociação ser feita com prazos mais precisos.

O importante é proteger seu caixa e manter sempre uma reserva.

Nesse contexto, é importante buscar informações externas no mercado. Por exemplo, prazos que estão sendo estabelecidos, cobrança ou não de juros, etc. Assim, você terá mais respaldo para negociar.

Zona de possível acordo: em toda negociação existe um valor mínimo e máximo que se está disposto a pagar. Como também, o valor mínimo e máximo para ser recebido.

Assim, ao ter uma negociação flexível e enxergando os interesses de ambas as partes, é possível encontrar a zona de possível acordo.

Equipe

Além dos fornecedores, outro grande custo envolvido na empresa é com os colaboradores. Mas, será que a melhor alternativa diante da situação é a demissão dos funcionários?

Algumas medidas provisórias já foram criadas durante esse período para facilitar acordo com os colaboradores com redução de salários e carga horária, por exemplo.

Afinal, sabemos que demissão e contratação de novos funcionários têm muitos outros custos envolvidos.

Diante disso, é mais viável que se tenha uma equipe com as pessoas ocupando os melhores cargos com suas competências.

Dessa forma, entender o perfil do seu colaborador e quais suas maiores habilidades irá ajudar a identificar qual função ele deve exercer.

Assim, é possível que se identifique que a troca de função de um colaborador trará melhores resultados.

Com as pessoas ocupando as melhores posições dentro da empresa, os recursos podem ser melhor utilizados, as tarefas melhores desempenhadas, reduzindo custos.

Otimização de processos

Ter processos definidos na sua empresa significa dizer que existe uma sequência pré estabelecida de como as atividades devem ser realizadas para que o resultado final seja gerado.

Dessa forma, a execução dos processos está relacionada com as pessoas que devem exercer aquelas atividades. E, por consequência, ter as pessoas certas na realização dos processos irá gerar melhores resultados.

Veja como as pessoas certas influenciam nos processos de uma empresa.

Ao identificar esses processos, é possível realizar melhorias e otimizações para que desperdícios e custos sejam reduzidos.

A tecnologia pode ser uma boa aliada nesse momento, simplificando os processos e fazendo com que haja menos erros e retrabalhos. Utilize sistemas para facilitar a organização e execução de processos internos, deixando as informações mais acessíveis.

Reduzir custos é sempre um desafio dentro das empresas e, em momentos de crise, esse desafio se intensifica. Essas dicas irão te ajudar nesse momento de pandemia vivido em nosso país.

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Saúde Mental

3 fatos sobre Saúde Mental na quarentena

Atualmente, estamos passando por um momento atípico que tem causado diversos impactos na saúde mental das pessoas em todo o mundo.

O surto de Covid-19 fez com que muitas medidas fossem tomadas para diminuir a propagação do vírus. Entre elas, a necessidade de um isolamento social para evitar que muitas pessoas adoeçam ao mesmo tempo.

 Diante disso, a falta de proximidade, de suporte e sensação de isolamento tem causado diversos impactos no comportamento e saúde mental da população.

Além das mudanças causadas nas formas de trabalho, por exemplo, podemos notar mudanças de humor e aumento de doenças como ansiedade e depressão durante esses momentos de crise.

Saúde Mental

Confira abaixo alguns fatos que separamos sobre a saúde mental durante o período de quarentena!

Manter uma rotina pode ajudar na sensação de normalidade

Uma das principais mudanças causadas pela quarentena é a não possibilidade de sair de casa para o trabalho ou deixar os filhos na escola, por exemplo.

Com isso, a falta da rotina que já se tinha estabelecida pode levar a mudanças em horários de acordar, trabalha e fazer outros tipos de atividade.

Assim, estabelecer uma nova rotina pode ajudar na sensação de normalidade e de ter um maior controle da situação.

Além disso, como muitas empresas adotaram o Home Office como solução para o isolamento, ter um horário de trabalho definido irá fazer com que não se tenha uma sobrecarga e acabe influenciando em aspectos pessoais.

Outro ponto importante sobre a rotina é manter um horário regulado do sono. Dormir várias vezes por dia irá prejudicar o sono à noite e causar maios cansaço para o dia seguinte. Além disso, é importante manter uma rotina de exercícios.

Notícias em excesso pode causa perturbação

Estamos a todo o momento recebendo uma grande quantidade de notícias sobre o que acontece ao redor do mundo. Consumir muitas dessas notícias alarmantes durante o dia faz com que as pessoas se sintam mais ansiosas.

Uma matéria publicada na TAB mostra os impactos psicológicos que doenças virais letais podem causar na população. Esse estudo foi realizado com base em outras epidemias, como a Sars.

O estudo mostra que as pessoas que viviam no centro da epidemia tendiam a sofrer menos do que aquelas que viviam em áreas no entorno.

Isso porque aqueles que viveram a crise de perto conseguiam fazer uma avaliação mais objetiva da situação e dos riscos. Ao contrário daqueles que recebiam informações apenas pela mídia ou outras pessoas.

Desse modo, podemos perceber como o consumo dessas notícias exageradas pode ser causador de uma maior ansiedade de maneira desnecessária.

Diante disso, busque por notícias e informações em horários específicos durante o dia, e não mais que duas vezes. Além disso, procure não ler esse tipo de notícia próximo ao horário do sono.

Essa é, inclusive, uma das recomendações da OMS de como lidar com o estresse durante esse momento.

Por fim, outro ponto fundamental, é buscar por fontes confiáveis de informações, como o próprio site da OMS (Organização Mundial da Saúde) e outras plataformas de autoridades locais.

Aumento de ansiedade e depressão

Além de todo o estresse momentâneo causado pelo consumo dessas informações, temos também um aumento nos casos de ansiedade. Juntamente, a falta de controle e de perspectiva de quando exatamente a situação vai normalizar, tende a piorar os casos.

Ainda segundo o estudo, quanto mais vivemos o presente, menor a ansiedade. Sendo assim, como falado nos outros tópicos, manter uma rotina e voltar suas atividades para ajudar de alguma forma a crise é essencial.

Além de todos os impactos causados nas pessoas pelo aumento dessas doenças, já falamos aqui um pouco sobre os impactos da saúde mental nas empresas. Um desses principais efeitos pode ser a falta de motivação nos colaboradores, veja como engajá-los durante a quarentena.

Pensando nisso, e na importância da saúde mental para o momento em que estamos passando, iremos te ajudar a entender a situação emocional da sua empresa. Liberamos gratuitamente dois testes de saúde mental por pessoa da sua empresa!

Assim será possível identificar como eles estão se comportando nesse momento de crise e criar as ações necessárias para melhorias na quarentena.

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Como engajar os colaboradores durante a quarentena

Os impactos que o coronavírus têm causado no comportamento das empresas tem sido significativo. Mudanças repentinas na rotina foram necessárias para contribuir com as recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS).

Com todas essas modificações e, principalmente as incertezas e os medos decorrentes do cenário que ainda está por vir, estratégias de engajamento dos colaboradores precisam ser realizadas para garantir com que a quarentena seja a mais produtiva possível.

Desse modo, selecionamos os principais pontos para serem aplicados na sua empresa durante essa quarentena, visando o engajamento dos colaboradores.

Engajar

Foco na saúde dos colaboradores

A sensação de ansiedade é uma reação normal e natural do ser humano. 

O ponto de atenção é que durante uma pandemia os níveis ficam maiores e duram mais tempo. Com isso, a forma de encarar a crise pode não ser de forma construtiva. 

Um artigo produzido na época da pandemia do H1N1 comprovou que pessoas com maior medo de incerteza tinham dificuldades em aceitar e enfrentar, com isso os níveis de ansiedade aumentaram.

O primeiro passo, portanto, está em demonstrar empatia e humanização na mensagem para todos os colaboradores. Dentro das relações cotidianas das empresas, o frio e calculista costuma estar mais ativo. 

Mas, no atual momento, demonstrar que todos estão no mesmo barco e que as dificuldades serão superadas juntos é a primeira etapa a ser cumprida para garantir o engajamento dos colaboradores nessa quarentena.

Ademais, uma flexibilização do trabalho com a adoção de tecnologias e de parâmetros não presenciais são vitais. 

De acordo com a Deloitte, 82% das empresas consideram que condições de trabalho flexíveis são essenciais para os trabalhadores. Essa foi uma pesquisa sobre a resposta a epidemias na área de recursos humanos.

Por fim, e também muito importante, a empresa deve estabelecer uma forma de monitoramento da saúde mental dos funcionários. 

Deve garantir, sobretudo, a confidencialidade das informações e, inclusive, ações que atuem em cima do controle da ansiedade.

Planejamento

Planejar engloba escolher o melhor caminho a ser seguido, traçar objetivos e otimizar constantemente para alcançar os objetivos. 

O futuro de qualquer negócio nada mais é do que o resultado das ações que estão sendo realizadas agora. 

Portanto, ter um bom planejamento para essa fase é imprescindível para a garantia de um futuro de sucesso.

Vale salientar, sobretudo, que além do planejamento ser importante para a empresa, é tão importante quanto para o colaborador. 

Com objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevante e temporal, ou seja, método de objetivos SMART, o colaborador se sentirá mais motivado. Isso porque o planejamento mostra uma conquista palpável.

Comunicação

A comunicação interna já é fundamental nas empresas e, nessa época de coronavírus, com grande parte dos colaboradores em Home Office, ela é primordial.

Os canais de comunicação interna tem grande força em engajar os colaboradores. Isso porque é a principal forma de mantê-los próximos – mesmo que distantes.

Dessa forma, não precisa poupar os canais de comunicação. Redes sociais, blogs, facebook, videoconferências, slack e o bom e velho amigo conhecido como email.

A transparência na comunicação e geração de valor para o time será uma prática que com certeza se perdurará. 

Isso porque a circulação de informações define o estado de produtividade, desempenho e engajamento, impactando diretamente no resultado do negócios.

Além do mais, a comunicação tem uma conexão direta com a cultura organizacional. 

Essa é uma boa época para conectar os colaboradores com os princípios, valores e objetivos da empresa.

Evolução

A crise do coronavírus está gerando estresse na população em geral. São preocupações com a sua própria saúde, com os idosos, alimentação, empregos, vida social e economia.

É complicado ficar imune a essa onda de ansiedade já que é difícil prever como será a vida daqui pra frente.

Uma forma que a empresa pode contribuir diretamente, e que impacta positivamente o engajamento dos colaboradores, é atuar em cima da evolução e desenvolvimento individual. 

Essa é, inclusive, uma das recomendações que a Organização Mundial da Saúde (OMS): pare e se escute.

Nesse sentido, a OMS recomenda uma maior atenção individual nas suas necessidades e sentimentos.

Quando falamos de sentimentos, um dos que mais impacta a saúde emocional das pessoas é a sensação de evolução. Ou seja, o sentimento de estar avançando em algo e de estar se aproximando de uma conquista.

Tendo isso em vista, prover cursos, capacitações, livros ou qualquer canal que proporciona evolução intelectual em cada colaborador impactará positivamente tanto a saúde mental quanto para conseguir engajar. 

Uma vez que a cada momento que um colaborador aprender algo, a busca para colocar em prática e otimizar aquilo que estava sendo realizado acarretará na evolução da empresa, por conseguinte.

Reconhecimento

Quem não gosta de ser reconhecido, não é mesmo?

Se antes de um cenário de pandemia o reconhecimento já era uma ótima forma de engajar os colaboradores, agora é mais vital. Pois se conecta diretamente com o que abordamos no tópico de “evolução”.

O reconhecimento é um grande potencializador da evolução, do bem estar e de construção de confiança e respeito.

Como resultado, uma equipe ainda mais satisfeita e engajada.

Vale ressaltar, também, que mesmo que nem todos os funcionários tenham seu desempenho acima da média, elogiar e agradecer pelas boas ações também causam um reconhecimento significativo.

Conclusão

Nesse conteúdo vimos ações a serem realizadas para garantir o engajamento dos colaboradores durante a quarentena.

De fato, é uma situação delicada. Mas, ao garantir a integração, alinhamento e engajamento de toda a empresa, será mais fácil de superar. 

E, sobretudo, quando a pandemia do coronavírus passar,  estar todos os colaboradores totalmente preparados para alavancar tudo aquilo que estava sendo feito.

No entanto, voltamos ao que falamos no início: estão todos no mesmo barco. E se perder força na remada, outro ficará sobrecarregado e pode até desestabilizar o rumo da empresa.

Seguindo as dicas que recomendamos, a sua empresa se fortalecerá durante essa jornada e sairá ainda mais forte.

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Home Office: o que você precisa gerenciar

O que é home Office?

O home Office, também conhecido como teletrabalho, é o trabalho remoto onde o colaborador pode realizar suas atividades em casa. Além de gerar uma maior autonomia para o colaborador, possibilita uma redução de custos para a empresa. 

Essa prática tem sido utilizada por várias empresas nos últimos anos. Entre outras coisas, como forma de gerar maior autonomia, engajamento e produtividade para seus colaboradores.

Ou ainda, de ter em sua equipe, o profissional desejado, mas que não mora no mesmo estado ou país que sua empresa, por exemplo. 

Home office

Contudo, com o avanço da pandemia do covid-19 e número de pessoas infectadas, uma das recomendações é evitar aglomerações.

Diante disso, empresas de diversos setores adotaram o modelo de Home Office com seus colaboradores. 

Nesse cenário, por não ser algo habitual da maioria das empresas, podem surgir algumas dúvidas e dificuldades nesse momento. Separamos algumas dicas, confira!

Como gerenciar sua equipe 

Nesse período de Home Office em quarentena, uma dificuldade encontrada pode ser garantir que os colaboradores mantenham um certo nível de produtividade.

Alguns colaboradores podem ter uma maior dificuldade de manter uma produtividade e entrega durante o teletrabalho. Isso pode estar relacionado a um baixo autodirecionamento

Ou seja, pessoas que possuem um baixo autodirecionamento precisam de direcionamentos mais claros e mais informações do que deve ser feito. Assim, deve-se dar uma maior atenção a esses colaboradores para que as entregas sejam realizadas.

Um maior autodirecionamento indica pessoas que conseguem ser mais autônomas e trabalhar melhor sozinhas, conseguindo tomar decisões frente às circunstâncias apresentadas. 

Diante disso, elencamos alguns aplicativos e ferramentas que irão ajudar a manter uma melhor comunicação e acompanhamento das atividades da sua equipe. 

Trello

O trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos muito utilizado para organizar e acompanhar tarefas de um time. De maneira bastante visual, é possível criar cartões onde as atividades serão detalhadas. Definir responsáveis e prazos de entregas também são uma opção para que se tenha um acompanhamento mais próximo das entregas de cada colaborador.

Para aqueles colaboradores com menor autodirecionamento, essa é uma ótima opção para especificar o que deve ser feito e gerar uma maior autonomia. 

Slack

O slack é uma plataforma de mensagens instantâneas que permite reunir toda a comunicação da equipe em um só lugar, evitando o envio de emails desnecessários. Podem ser criados grupos dentro da plataforma de acordo com os departamentos da empresa. E ainda enviar mensagens privadas para apenas uma pessoa.

Além de reunir toda a informação, é uma ótima opção para não misturar conversas de assuntos profissionais no whatsapp e evitar distrações. 

Hangouts

O hangouts é uma plataforma do Google de comunicação que inclui chamadas de vídeos. Ele pode ser muito útil para realizar reuniões durante esse período.

O Hangouts meet é específico para empresas e, durante esse período de crise do coronavírus, o Google liberou recursos Premium para todos os usuários. Alguns desses recursos é a possibilidade de reunir até 250 pessoas em um mesmo bate papo. Esses recursos estarão liberados até o dia 01 de julho. 

Dicas de como ser mais produtivo

Estabeleça um horário

Tentar manter uma rotina e, de preferência, o mais parecida com sua rotina habitual é uma ótima dica de como conseguir manter um melhor trabalho em casa. Não é porque você está trabalhando em casa que irá passar o dia inteiro trabalhando. Estabelecer um horário é importante para que seu corpo e mente entenda os momentos de maior produção, além de evitar atrapalhar a vida pessoal. 

Escolha um local adequado 

Escolher um bom local para montar sua estação de trabalho é um passo importante para garantir uma boa produtividade. É importante que seja um local organizado, tranquilo e, de preferência, em um cômodo mais isolado da casa. Assim garantirá um maior silêncio e menos interrupções de familiares, por exemplo. 

Além disso, tenha tudo que você irá precisar para trabalhar próximo de você. Assim, você não perderá tempo procurando seus materiais de trabalho. 

Evite distrações

Talvez essa seja uma das maiores dificuldades de se trabalhar em casa. Afinal, existem muitas distrações que podem te tirar do foco no trabalho. Deixar o celular de lado para evitar as notificações de redes sociais e mensagens de whatsapp é o primeiro passo.

Além disso, é preciso de uma colaboração das outras pessoas da casa para não interromper no horário de trabalho e evitar barulhos com músicas ou conversas altas. 

PARA SABER MAIS 

Gostou das nossas dicas de como manter um trabalho Home Office? Veja também nosso blogpost sobre como atribuir maior autonomia ao colaborador.  

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Produtividade

Como evitar conflitos na sua empresa

Podemos definir o conflito como a divergência de idéias sobre determinado assunto entre as pessoas envolvidas naquele contexto. Dito isso, o conflito pode existir no nosso dia a dia em qualquer âmbito da nossa vida, inclusive no ambiente de trabalho.

Já que o conflito pode ser a divergência de idéias entre as pessoas, é natural em empresas, por serem compostas de pessoas diferentes, com diferentes crenças, perfis, personalidade haja alguns tipos de conflitos.

Em alguns casos, os conflitos na sua empresa podem ser vistos como algo positivo, uma vez que a divergência de idéias pode causar novos insights, e com um mercado cada vez mais competitivo, essas novas idéias podem trazer benefícios para organização.

Conflitos em empresas

Entretanto, não isso não quer dizer que os conflitos possam trazer problemas para a organização, como uma baixa produtividade ou um clima organizacional baixo e possam ser evitados.

Para o autor Chiavenato, existem três principais fatores que desencadeiam os conflitos em uma organização:

  1. Diferenciação de atividades ou Maior especialização – com o crescimento das organizações, são criados grupos diversos e específicos. A partir dessa maior especificação, os grupos passam a ver as mesmas questões sob outras perspectivas, o que acaba gerando objetivos próprios entre eles. São esses objetivos que acabam se distanciando e gerando os conflitos.
  2. Recursos compartilhados – nas organizações, geralmente os recursos disponíveis são limitados e, por vezes, são compartilhados entre diferentes setores. Quando um setor aumenta a utilização desse recurso compartilhado, outro setor perde um percentual de utilização, o que pode gerar conflitos na empresa.
  3. Atividades interdependentes – dentro de uma organização várias atividades são compartilhadas e dependem de outras pessoas para que sejam concluídas. Desse modo, quando um setor não pode dar continuidade porque está dependendo da conclusão de uma atividade anterior em outro setor, pode haver conflitos.

Elencamos quatro pontos que podem ajudar a evitar conflitos na sua empresa.

COMUNICAÇÃO EFICIENTE

Primeiramente, uma coisa que pode ajudar bastante a evitar conflitos dentro das organizações é ter uma comunicação interna eficiente. Pode parecer simples, mas a comunicação não é apenas conseguir falar algo para outras pessoas.

Para que a comunicação seja eficiente, o emissor, ou seja, quem está transmitindo a mensagem, precisa garantir que o receptor (aquele que está recebendo a mensagem) tenha entendido a mensagem de maneira clara e objetiva.

Dessa maneira, uma boa comunicação interna garante que as atividades dentro da empresa sejam cumpridas, que os processos sejam melhores executados e assim, melhores resultados sejam alcançados.

Assim, quando uma empresa investe em uma comunicação interna eficiente a existência de conflitos é diminuída. Isso porque todos os colaboradores conseguem transmitir suas mensagens de maneira mais eficiente, fazendo com que todos entendam a mensagem transmitida, evitando possíveis erros e retrabalhos que possam gerar conflitos.

A partir disso, discussões desnecessárias são evitadas pelo simples fato de a comunicação ser eficiente. Entretanto, se por algum motivo acontecer um conflito dentro da organização, uma boa comunicação interna também influenciará para que ele seja mais bem resolvido através de uma conversa entre os envolvidos.

FEEDBACK

O feedback é uma resposta ao trabalho, comportamento ou tarefa realizada por uma pessoa. Assim, através do feedback recebido a pessoa saberá como o que foi feito por ela foi interpretado pela outra pessoa e onde podem haver melhorias. Dito isso, o feedback pode ser utilizado tanto para evitar como solucionar conflitos.

Dependendo do seu objetivo, o feedback pode ser positivo ou negativo. O feedback positivo é aquele feito quando se quer elogiar um comportamento ou tarefa realizada pela pessoa que teve um impacto positivo e que seria bom que se repetisse.

Já o feedback negativo é aquele para apontar pontos de melhorias para que as atividades realizadas ou comportamento tido por uma pessoa possa ser melhorado e tenha um impacto positivo.

Um ponto importante para o momento do feedback é que ele seja feito individualmente. Assim, isso gera uma relação de confiança entre as pessoas e reduz conflitos. Outro ponto importante para se atentar os dar um feedback, é entender o perfil da pessoa que o está recebendo.

Isso o ajudará a perceber se o feedback será melhor recebido se for dado de uma maneira mais direta, caso a pessoa tenha um perfil mais analítico, por exemplo, ou se deverá ter um maior cuidado com as palavras e maneira de falar com aquela pessoa.

ACOMPANHAR O CLIMA ORGANIZACIONAL

O clima organizacional tem como objetivo avaliar a percepção dos colaboradores de uma empresa a respeito de diversos aspectos.

Dessa maneira, esse é um importante indicador utilizado pelos profissionais de recursos humanos como uma maneira de identificar aspectos que podem ser melhorados dentro da organização.

Assim, ao identificar pontos de insatisfação, é possível realizar ações de melhorias para os pontos elencados pelos colaboradores. Ou ainda, fazer ações de prevenções para os pontos identificados.

Desse modo, com um clima organizacional positivo, se tem uma maior satisfação com o ambiente de trabalho, melhor relacionamento entre os colaboradores, e por consequência, um ambiente com menos conflitos.

ENTENDA O PERFIL DOS COLABORADORES

Identificar o perfil das pessoas que trabalham em uma organização auxilia na formação de times para um melhor trabalho em equipe.

Dessa maneira, além de identificar as habilidades de cada pessoa para que o time se complemente com seus maiores conhecimentos, identificar os perfis de personalidade ajudará a identificar as melhores pessoas para trabalharem juntas.

Assim, identificar as pessoas que irão trabalhar melhor juntas ajudará na formação de times com melhor relacionamento interpessoal, evitando conflitos internos.

Além disso, saberá a melhor maneira de lidar com cada colaborador, o que será positivo até para saber e melhor maneira de dar feedback de acordo com seu perfil.

PARA SABER MAIS

Nosso texto sobre como evitar conflitos na sua empresa chegou ao fim, mas não deixe de conferir outros materiais em nosso blog! Veja também nossos blogpost sobre os impactos da saúde mental na sua empresa.

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Produtividade

Como atribuir autonomia a um colaborador

A palavra autonomia significa “a capacidade de governar-se pelos próprios meios”. Uma matéria publicada pela Exame mostra que apesar de ser um conceito antigo, apenas no século 20 a autonomia foi relacionada ao ambiente de trabalho.

Isso porque, nessa época, começa a ser questionado o modelo da Revolução Industrial – baseado em atividades repetitivas, rotineiras e simplificadas.

A partir daí percebe-se que atividades que envolviam o raciocínio e tomada de decisão não podiam seguir o mesmo raciocínio das atividades repetitivas.

E, além disso, fatores como satisfação e motivação são importantes para a entrega de resultados e maior produtividade.

Quando pensamos em uma organização, vários processos dependem de pessoas diferentes para que sejam executados e concluídos. Uma vez que os colaboradores tenham uma maior autonomia dentro da empresa, poderão desempenhar melhor algumas atividades, gerando melhores resultados para a organização.

Os colaboradores precisam acreditar que eles têm escolhas e estão no controle daquilo que estão realizando. A falta de liberdade e autonomia dentro do ambiente de trabalho é considerada um dos principais fatores para insatisfação dos colaboradores.

autonomia colaborador

Dessa maneira, ao dar mais autonomia, além de os colaboradores se desenvolverem mais profissionalmente, se sentem mais engajados, o que gera uma maior produtividade.

Diante disso, a autonomia no ambiente de trabalho é positiva tanto para os líderes quanto para os liderados. Os liderados conseguem realizar melhor suas atividades, com maior liberdade para tomar decisões o que gera uma maior responsabilização.

Os líderes, por sua vez, ao delegarem mais as atividades conseguem focar em prioridades mais imediatas. Veja também nosso infográfico com as 5 habilidades que os melhores líderes utilizam para maximizar o desempenho.

COMO ATRIBUIR AUTONOMIA

Apesar de entender os benefícios que essa liberdade aos colaboradores pode trazer para o fluxo de trabalho, essa ainda é uma dificuldade para alguns líderes. Isso acontece muitas vezes pela própria estrutura e hierarquia da empresa.

Assim, essa dificuldade em delegar atividades e dar maior liberdade pode ser uma dificuldade que vem desde a parte estratégica da organização.

Diante disso, elencamos algumas dicas que vão te ajudar a atribuir uma maior autonomia a seus colaboradores.

DEFINIR METAS

Definir metas e objetivos é uma maneira de orientar os colaboradores de maneira que eles saibam qual caminho deve ser seguido para alcançar os resultados esperados. Além disso, é uma ótima forma de manter a motivação e engajamento para o alcance dos objetivos traçados.

Um ponto a ser considerado quando falamos em metas para uma equipe é a forma como elas foram definidas. A forma como você compartilha as informações e situações determinam o quanto os outros vão se sentir autônomos.

Dessa maneira, não adianta apenas definir as metas e passar isso aos colaboradores. É importante que eles participem do momento da definição e se sintam ouvidos, afinal, eles são parte fundamental para o alcance dos objetivos traçados.

A partir das metas definidas, os colaboradores terão maior liberdade em trabalhar no alcance do que foi definido. Por outro lado, é importante que haja um acompanhamento dessas metas.

Desse modo, os indicadores servem como uma forma de acompanhar as metas e realizar ações corretivas caso seja necessário.

CONHECER SEU TIME

Conhecer seu time é um aspecto importante para gerar a confiança de dar mais autonomia a seus colaboradores.

Dessa maneira, ao entender quais as competências e habilidades de cada um, você saberá as pessoas da sua equipe que possuem um maior auto direcionamento e, assim, para quem deve delegar determinadas tarefas.

COMO DELEGAR COM SUCESSO

Em artigo publicado na Harvard Business Review, Deborah Grayson, diretora da The Boda Group (empresa de liderança e equipes) elencou oito práticas de líderes que conseguem delegar bem funções a seus colaboradores.

  1. Escolher a pessoa certa – a pessoa certa para determinada atividade por ser aquela que precisa desenvolver determinada habilidade, quem demonstrou interesse ou está pronto para um desafio;
  2. Ter clareza sobre pelo o que a pessoa é responsável e o quanto de autonomia ela tem – é importante que os líderes informem aos colaboradores exatamente onde eles têm autonomia e onde ainda não tem;
  3. Descrevem os resultados esperados em detalhes – essa prática envolve dois pontos bastante importantes: as metas definidas e uma boa comunicação. Aqui serão definidas as expectativas sobre o resultado esperado – o que é? Como essa tarefa se alinha com o quadro geral – qual o objetivo dela. Por fim, critérios para medir o sucesso – como deve ficar quando bem feito;
  4. Garantir recursos necessários – disponibilizar aos colaboradores os recursos necessários para que eles consigam realizar as atividades, seja treinamento, tempo, prioridades ajustadas ou ajuda de outras pessoas;
  5. Estabelecer pontos de controle – essa prática está relacionada a estabelecer pontos de referência para o recebimento de feedback, para não errar nem pela falta nem pelo excesso de gerenciamento;
  6. Incentivar maneiras novas e criativas – é importante que os líderes não se apeguem a como as coisas eram feitas no passado, para que possam atrair, reconhecer e recompensar maneiras novas que chegaram nos resultados esperados;
  7. Criar um ambiente de motivação – o líder deve ser capaz de saber quando gerar os estímulos certos, intervir, ajustar as expectativas e colocar-se a disposição;
  8. Tolerar riscos e erros – devem saber como utilizar os erros como oportunidade de aprendizado para o futuro e não achar que não deveriam ter delegado desde o início.

PARA SABER MAIS

Quer saber mais sobre autonomia no ambiente de trabalho? Veja também nosso blogpost com 5 dicas para descentralizar o trabalho.

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Como avaliar o clima organizacional da sua empresa

Clima organizacional pode ser definido como a percepção que os colaboradores de uma organização tem a respeito dela. Assim, o clima reflete o modo como as pessoas interagem umas com as outras, com os clientes, fornecedores internos e externos, assim como o grau de satisfação com o contexto que os cerca.

Dessa maneira, esse é um importante indicador utilizado pelos profissionais de recursos humanos como uma maneira de identificar aspectos que podem ser melhorados dentro da organização para que a satisfação e produtividade dos colaboradores aumentem.

Clima organizacional

As empresas são formadas por pessoas e são a partir delas que as atividades são realizadas, os processos executados, de modo geral, que a empresa funciona.

Dito isso, podemos perceber a importância de olhar para essas pessoas que estão dentro das organizações e identificar quais aspectos elas estão satisfeitas ou não com seu ambiente de trabalho.

POR QUE AVALIAR O CLIMA ORGANIZACIONAL?

Avaliar o clima organizacional significa avaliar a satisfação dos colaboradores daquela empresa em relação a vários aspectos como os benefícios oferecidos pela organização, comportamento e relacionamento com colegas de trabalho, modelo de gestão, ambiente de trabalho, entre outros.

Sendo assim, o clima organizacional pode afetar positiva ou negativamente o comportamento das pessoas dentro da empresa. Dessa maneira, avaliar o clima pode garantir que ações sejam realizadas para que se tenha um ambiente com clima positivo.

Além disso, essa avaliação pode apontar tanto a origem de problemas já constatados, permitindo que sejam realizadas ações corretivas ou apontar o surgimento de problemas potenciais, permitindo que sejam realizadas algumas ações proativas, evitando a ocorrências dos possíveis problemas identificados.

PESQUISA DE CLIMA ORGANIZACIONAL

Já entendemos o que é o clima organizacional e a importância de se avaliar.

Diante disso, é através da pesquisa de clima organizacional que o clima será medido e poderá ser monitorado. Geralmente, as pesquisas de clima são feitas por meio de questionários e/ou entrevistas, para que se obtenha as percepções dos colaboradores em relação a vários itens que a empresa deseja saber suas opiniões.

Assim, a pesquisa de clima pode ser realizada seguindo as quatro etapas a seguir:

PREPARAÇÃO

A finalidade da primeira etapa é definir os objetivos da pesquisa, identificar se há algum problema em específico que deseja ser analisado durante a realização da pesquisa. Para garantir que os objetivos sejam alcançados, é importante informar para toda a organização que a pesquisa será realizada e incentivar a participação de todos os colaboradores. 

PLANO E METODOLOGIA DE PESQUISA

Com os objetivos definidos, a segunda etapa será responsável pela formulação das questões da pesquisa, escolha da sequência de ações a serem seguidas, dos métodos de trabalho, amostragem e interpretação dos dados coletados.

Alguns pontos importantes a serem observados na construção da pesquisa é que se atentar a não deixar um questionário muito extenso, devendo focar em questões e atributos mais importantes que garantirão que os objetivos determinados serão alcançados.

Além disso, é importante utilizar uma escala com número par de intervalos, forçando o respondente a se posicionar favorável ou desfavoravelmente em relação aos aspectos que estão sendo questionados.

APLICAÇÃO DA PESQUISA

Para que se obtenha melhores resultados com a aplicação da pesquisa, deve-se evitar aplicar em amostras predeterminadas, pois é uma provável fonte de informações erradas.

INTERPRETAÇÃO DOS DADOS

Após a aplicação da pesquisa, os responsáveis terão em suas mãos as informações necessárias a respeito da satisfação dos colaboradores poderão tomar decisões a respeito de quais ações podem ser tomadas para que se tenha uma melhor satisfação nos pontos identificados.

Ao analisar as respostas, não deve se olhar apenas para os dados em si, mas sim para as informações que eles trazem e fazer correlações entre as respostas para que se obtenha uma análise mais rica e detalhada.

Além disso, é importante que os resultados da pesquisa sejam divulgados entre os colaboradores e que eles sejam informados de quais ações de melhoria pretendem ser realizadas para que eles possam acompanhar sua implementação.

Por fim, manter uma constância na aplicação da pesquisa permite que o clima seja sempre monitorado, observando as mudanças realizadas no ambiente de trabalho e permitindo que sejam realizadas comparações entre os resultados ao longo do tempo.

PARA SABER MAIS

Nosso texto sobre clima organizacional chegou ao fim, mas não deixe de conferir outros materiais em nosso blog! Baixe nosso ebook: Reconstruindo o setor de RH!

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Características do perfil do vendedor

Setor de vendas

O setor de vendas tem como objetivo trazer para a empresa recursos financeiros para que ela se mantenha e cresça no mercado. Nesse sentindo, é o único setor que traz capital para a organização.

Para isso, os vendedores precisam conhecer seus clientes e identificar suas necessidades. Desse modo, serão capazes de perceber quais produtos ou serviços oferecidos pela sua empresa poderão satisfazer as necessidades sentidas pelos clientes.

Assim, é comum para o setor comercial definir metas para acompanhar o desempenho e motivar a equipe de vendas. Por consequência, percebemos também altos níveis de cobrança e pressão, o que não é tão freqüente em outros setores. Entretanto, a motivação e engajamento dos colaboradores podem variar com os estímulos oferecidos.

O vendedor

Quando falamos em um vendedor, devemos ter em mente que tanto características técnicas quanto comportamentais são importantes para seu desempenho.

perfil vendedor

Isso quer dizer que conhecer técnicas de vendas, persuasão e como abordar o cliente, por exemplo, são sim importantes para que o vendedor consiga alcançar as metas estipuladas. Junto a isso, conhecer a fundo o produto ou serviço que está sendo oferecido.

Afinal, explicar como funciona o produto ou como se dará o processo da realização do serviço, quais benefícios eles poderão trazer, passará a confiança necessária para convencer o cliente da realização da venda. Mas não é só isso que forma o perfil do vendedor.

No seu papel como vendedor, em situações com os clientes e seu gestor ou líder, o relacionamento e formas de avaliações são bem diferentes. No seu relacionamento com o cliente, ele irá avaliar a capacidade do colaborador de se colocar em seu lugar, sua persuasão e insistência para fechar o negócio.

Já seu gestor irá avaliar seus resultados obtidos, ou seja, se seguiu os pontos básicos determinados para conversar com o cliente, tempo de atendimento, e, é claro, a quantidade de vendas efetivadas.

Resultados diferentes

É comum que algumas empresas tenham duas ou mais lojas ou filiais e questionamento de por que as lojas alcançam resultados tão diferentes. Por que mesmo oferecendo os mesmos produtos/serviços aos clientes, há diferença nas vendas entre as filiais.

O que diferencia as equipes a alcançarem esses resultados? É possível identificar o vendedor que consegue se relacionar melhor com os clientes ou realizar as melhores vendas. Mas, quais características ele possui que lhe diferencia entre os demais?

Nesse cenário, além de suas competências técnicas, identificar características de seu perfil comportamental poderá identificar o que diferencia um vendedor do outro. E, assim apontar quais são essas características que faz com algum vendedor entre mais resultados.  

Características de personalidade

Nesse sentido, um estudo publicado pela Harvard Business Review mostra que podemos identificar em vendedores que se destacam nas empresas a partir de suas características de personalidade. A empatia e necessidade de conquistar. Assim, a empatia com o cliente e o desejo de superar a resistência do cliente em comprar.  

Dessa maneira, mais atrelada ao relacionamento com o cliente no momento da venda, temos a empatia. A capacidade de se colocar no lugar do outro e sentir o que ele sente para pode lhe vender um produto ou serviço.

Essa é uma dimensão para estar em alta quantidade para conseguir uma maior confiança do cliente e conseguir realizar as vendas.

Ter empatia não significa necessariamente ser solidário. É possível saber o que o outro sente sem partilhar desse sentimento.

Por outro lado, a necessidade de conquistar está mais relacionada a uma conquista e objetivo pessoal. Assim, é uma espécie de impulso do ego que faz com que o vendedor deseje e necessite fechar a venda não apenas pelo dinheiro a ser ganho, mas também para uma satisfação pessoal.

PARA SABER MAIS

Nosso texto perfil de vendedor chegou ao fim, mas não deixe de conferir outros materiais em nosso blog! Veja também nossos blogpost sobre fatores que podem gerar conflitos na sua empresa.

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